Naložbo sofinancirata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega sklada za regionalni razvoj.

Spletna stran EKP v Sloveniji: www.eu-skladi.si

Naziv operacije: Izboljšanje poslovnih procesov podjetja PRO Servis

Kratica operacije: I4PRO-servis

Opis operacije z namenom in cilji operacije:

V podjetju PRO Servis d.o.o. bomo izboljšali poslovne procese na ključnih 5 področjih: servis, področje logistike in skladiščenja, področje financ, kadrov, prodaje in nabave.

V podjetju se srečujemo s problemom izgube informacij, podvajanjem dela, shranjenimi dokumenti na različnih mestih, informacije v podjetje prihajajo in izstopajo preko različnih vstopnih točk oziroma izstopnih točk, tako da večkrat nimamo ustreznega pregleda, porabimo preveč časa za iskanje določenih dokumentov oziroma informacij, posledica tega pa so na koncu tudi nezadovoljne stranke.

Ključnega problema se bomo na več nivojih lotili z uvedbo novega procesa – enotne vstopne/izstopne točke.

Z enotno vstopno točko se bodo informacije s strani strank, kupcev kanalizirale skozi eno mesto v podjetje (enotna vstopna točka) in bodo pravilno opremljene, označene, shranjene, evidentirane, sledljive in posredovane naprej v ustrezne nadaljnje procese do pravih odgovornih ljudi za določeno področje. Vstopna točka sprejema stranke, povpraševanja, telefonske pomoči, vhodno pošto, itd.

Hkrati bo uvedena tudi enotna izstopna točka, tako da bodo tudi iz podjetja informacije izstopale na enoten, sistematičen in ustrezen način. To nam bo omogočilo večji pregled nad opravljanjem storitev, s tem pa bomo nadgradili in optimizirali ostale delovne procese v podjetju, prihranili čas, prav tako pa se delo ne bo podvajalo.

Področje servisa:

Na področju servisa bomo povečali število odpravljenih reklamacij in reševali probleme na sami lokaciji s tako imenovanim sistemom »On Time First Time«, kar pomeni, da bomo skušali čim več stvari rešiti v prvo – predvideno bo prvič rešenih najmanj 90% reklamacij.

Za dolgoročno učinkovitost poslovanja in posledično boljši finančni rezultat je pomembno, da se čedalje več stvari naredi z oddaljenim dostopom (remote), s tem pa odpade strošek terena. To nam bo omogočila enotna vhodna točka, s sistemom »ticketov«, ki nam omogoči zasledovanje vsakega primera, ki bo zabeležen, imel bo svojo zaporedno številko, potekala bo ustrezna evidenca, vodenje in procesni »workflow«. Zaradi vpeljanega sistema bomo dosegli: hitrejše reševanje posameznih primerov, zmanjšanje stroškov terenskih ekip (energetska učinkovitost), povečanje prihrankov, dobička in s tem povečanje konkurenčnosti. 

S pripravljenostjo podjetja na globalno konkurenčnost bomo serviserjem omogočili oddaljeno delo od doma, saj lahko »remote servis« opravljajo tudi preko oddaljenega dostopa doma, s tem bomo znižali stroške voznega parka in zmanjšali porabo fosilnih goriv.

Na področju servisa informacije v podjetje prihajajo skozi različne vstopne točke, preko elektronske pošte, nekateri se na podjetje obrnejo preko spletnega obrazca oziroma aplikacije za »service desk«, drugi se obrnejo direktno na serviserja, spet tretji kontaktirajo sprejemno mesto. V procesih se tako informacije nekje podvajajo, nekje pa izgubljajo in motijo delovno učinkovitost. Tako nimamo pravega pregleda na področju servisa, kjer je naš cilj, da procese optimiziramo in vpeljemo jasno metodologijo delovanja. Izboljšanje procesa pretoka informacij nam bo omogočila enotna vstopna točka, tako da bo ustrezna informacija prišla do odgovornih ljudi, s tem bomo prihranili na času in učinkovitosti delovnih ur. 

Logistika in skladiščenje:

Na področju logistike bomo povečali stopnjo učinkovitosti predvsem skozi procese sprejema, evidentiranja, izdaje materialov.

Omogočili bomo zniževanje stroškov upravljanja skladiščnega poslovanja, saj bomo vzpostavili tako imenovano »virtualizirano skladišče«. Tako bomo znižali stroške vzdrževanja skladišča, ker skladišče ne bo samo fizične narave, ampak postane da naše skladišče postane virtualizirano skladišče, ki bo z elektronsko izmenjavo dokumentov omogočalo, da proizvajalci pošljejo rezervne dele direktno do končnega uporabnika. S pomočjo oddaljenega dostopa bo serviser stranki pomagal nadomestiti nov rezervni del. S tem bomo vzpostavili tudi integracijo skladiščnega poslovanja v vertikalno oskrbovanje verige vrednosti. S tem se bomo izognili stroškom upravljanja skladišča, dvojnega pošiljanja, sprejema in oddaje pošiljke, zmanjšanje stroškov servisne ekipe, fosilnih goriv.

Finance:

Z enotno vstopno točko bomo povečali učinkovitost finančnega procesa v podjetju. Z večjim nadzorom sprejema in izdaje vstopnih informacij in s sistemskim evidentiranjem in shranjevanjem dokumentov pri računih, izdajah faktur in drugih finančnih dokumentih, ne bo več prihajalo do napak, ne bomo izgubljali nepotrebnega časa za dodatno poizvedovanje informacij. Nov sistem pa bo hkrati omogočal veliko hitrejše iskanje dokumentacije.

Cilj je, da s sistemom zajamemo in obravnavamo čim več postavk hkrati, dodaten čas pa namenimo samo izjemam.

Kadri:

Z novo vstopno točko bo potrebna tudi delna reorganizacija kadrov. Potekalo bo usposabljanje kadra za vpeljavo novega sistema enotne vstopne točke. Naloge kadrov bomo še bolj specificirali in natančno določili, da ne bo prihajalo do dvojnega dela. Raziskave kažejo, da je sedaj izkoristek človeškega potenciala le nekje na 60%, tako da ga bomo v našem podjetju povečali za 10%, s tem pa bomo omogočili občutno zmanjšanje stroškov ter povečanje dobička.

S tem bomo dosegli tudi večjo zadovoljstvo strank in zaposlenih. Enotna vstopna točka bo vodilnemu kadru omogočala tudi večji nadzor nad zaposlenimi. Z utilizacijo bomo dosegli tudi maksimalen dosežen odstotek zagotovljenih storitev pri vzpostavljeni večji stopnji razvitosti e-storitev.

Področje prodaje in nabave: 

Pri prodajnem in nabavnem procesu bomo v skladu z virtualiziranim skladiščem optimizirali nabavni proces, s čimer bomo zmanjšanje stanje zalog in nepotrebnih odpadkov.

Prav tako bo skozi enotno vstopno točko sistem omogočal večji nadzor, pregled nad stanjem in boljše planiranje procesa nabave s čim manjšimi izgubami. 

Finančna podpora:

Operacijo delno financira Evropska unija, in sicer iz Evropskega sklada za regionalni razvoj (ESRR).

Rezultati operacije:

• Z uvedbo enotne vstopne točke bomo optimizirali procese na vseh poslovnih področjih delovanja, zmanjšali izgubo informacij, povečali pretok, izboljšali učinkovitost dela, odpravili dvojno delo. Povečali bomo nadzor nad podatki, povečali sledljivost, hitro najdbo podatkov oziroma primerov in prihranili čas.
• Na področju servisa bomo povečali število odpravljenih reklamacij v istem času, čim več servisov bo opravljenih z oddaljenim dostopom, hitreje bomo reševali posamezne primere, zmanjšali stroške terenske ekipe, povečali prihranke. Konkurenčnost podjetja bomo povečali tudi z oddaljenim delom od doma.
• Na področju logistike bomo povečali stopnjo učinkovitosti predvsem skozi procese sprejema, evidentiranja, izdaje materialov, predvsem pa bomo zniževali stroške upravljanja z »virtualiziranim skladiščem«. S tem se bomo izognili stroškom upravljanja skladišča, dvojnega pošiljanja, sprejema in oddaje pošiljke, zmanjšanje stroškov servisne ekipe, zmanjšanju fosilnih goriv.
• Povečali bomo učinkovitost finančnega procesa v podjetju z nadzorom sprejema in izdaje vstopnih informacij in s sistemskim evidentiranjem in shranjevanjem dokumentov ne bo več prihajalo do napak, izgube nepotrebnega časa, dokumenti pa bodo hitreje najdeni.
• Povečali bomo izkoristek človeškega potenciala, večji nadzor nad zaposlenimi, utilizacija.
• Zmanjšali bomo stanje zalog, vzpostavili bomo bolj natančen proces planiranja nabave.
• Določene aktivnosti, ki jih trenutno izvajamo v našem podjetju, bo prevzel dobavitelj, s čimer bomo dosegli integracijo sistema vračila, zamenjave in podpore od proizvajalca neposredno do končnega uporabnika, kar je ključni cilj pametnih mest.
• S hitrejšim odzivom na potrebe trga in strank.
• Z vsemi naštetimi procesnimi izboljšavami bomo dosegli višjo stopnjo zadovoljstva kupcev, zaposlenih, strank in dobaviteljev, s tem pa večjo konkurenčnost podjetja.